Пока происходит подбор нужного фирме специалиста, ее HR-менеджеры рисуют радужные картины и рассказывают, как хорошо и дружно трудятся сотрудники, какая замечательная корпоративная культура создана в компании и как повезло соискателю, что именно эта организация приглашает его на работу. В условиях кадрового «голода» каждого найденного специалиста смело можно сравнить с неким экзотическим фруктом, который был добыт огромными усилиями. Необходимо не только удержать ценного сотрудника, но и дать ему возможность реализовать свой потенциал.

 

Что же надлежит сделать, чтобы на «нежные тепличные растения» не напал «микроорганизм», побуждающий их уволиться после трудоустройства? Ответ очевиден: необходима система адаптации, позволяющая достичь нужной цели — выстроить правильное производственное поведение нового сотрудника, т. е. приобщить его к корпоративной культуре и помочь быстро освоить производственные процессы.

 

Далее следует определить ответственных за указанные направления деятельности. Очевидно, что за приобщение нового работника к корпоративной культуре отвечает специалист по работе с персоналом (причем эти функции может выполнять любой сотрудник или подразделение в зависимости от размеров компании), за освоение производственных процессов — куратор (это может быть наиболее опытный сотрудник отдела, непосредственный руководитель и т. д.). Для того чтобы действия ответственных лиц были согласованы между собой, необходимо в первую очередь составить план прохождения испытательного срока для нового сотрудника.

 

Хотелось бы подчеркнуть, что составление плана прохождения испытательного срока очень важно. Этот документ способствует решению следующих задач:

 

1) помогает куратору контролировать деятельность сотрудника;

2) помогает новому сотруднику правильно организовывать свое рабочее время;

3) помогает консолидировать деятельность различных подразделений в течение периода адаптации нового сотрудника.

 

Формализованный подход к прохождению испытательного срока имеет ряд преимуществ:

 

1) новый сотрудник получает структурированную информацию, которая облегчает процесс адаптации;

2) критерии оценки деятельности сотрудника понятны и измеримы;

3) план прохождения испытательного срока, оформленный в виде документа, является основанием для принятия решения о завершении испытания при приеме на работу;

4) в случае увольнения сотрудника после испытательного срока по инициативе компании может служить доказательством правильности принятого решения.

 

Задачи, поставленные перед новичком на испытательный срок, должны быть спланированы таким образом, чтобы у него было достаточно времени на освоение корпоративных норм и правил в самом начале работы. Это минимизирует риск его увольнения во время испытательного срока, т. к. у нового сотрудника будет возможность получать ответы на вопросы, не связанные с производственной деятельностью, в режиме онлайн. В результате специалист по работе с персоналом будет быстро получать обратную связь от нового сотрудника и сможет оперативно реагировать в случае возникновения опасной ситуации.

 

Перечень мероприятий, которые можно включить в систему адаптации новых специалистов, порядок и сроки их проведения имеет смысл определять индивидуально для каждой компании. Эту систему удобнее всего зафиксировать в локальном нормативном акте, в котором следует также закрепить типовые формы (план испытательного срока, мини-резюме, внутреннее резюме, бланк аттестации по итогам испытательного срока и т. д.).

 

Теперь подробнее поговорим о некоторых формах внутренних документов, которые уместно использовать при введении нового сотрудника в должность.

 

При составлении справочника необходимо учитывать простое правило: не перегружать СНС информацией. К примеру, в одной из компаний был подготовлен Справочник нового сотрудника, толщина которого была примерно равна толщине «Трудового кодекса Российской Федерации с комментариями». В этой книге можно было узнать все о компании, но, к сожалению, никто не читал ее. Самый маленький СНС уместился на одном листе формата А4. Оказалось, что это тоже не очень удобно — листок быстро теряется среди множества других или на него случайно проливается кофе.

 

Первый опрос лучше проводить в конце первого месяца работы в компании. Можно выяснить, устраивают ли нового сотрудника гигиенические факторы; хватает ли ему информации для выполнения производственных заданий; как складываются его отношения с коллегами. Далее следует анализировать, изменяется ли ситуация, т. е. в середине и в конце испытательного срока надлежит также провести опросы, но уже сделать акцент на том, что сотрудник считает положительным, а что хотел бы изменить, чего ему не хватает для более эффективной работы.

 

Опросники не должны быть чрезмерно большими. Заполнение опросника не должно занимать более 15 минут, т. к. в противном случае этот процесс раздражает заполняющего. При составлении опросника необходимо учесть следующее: в начале анкеты стоит поместить небольшое вступление, в котором будет раскрыта цель проводимого опроса, а в конце — обязательно поблагодарить за участие.

 

Прежде чем рассылать или раздавать опросник новым сотрудникам, проведите пробное тестирование на своих коллегах (два-три человека). Это поможет рассчитать время, требующееся для его заполнения, а также оценить, все ли вопросы понятны и отвечает ли опросник поставленной цели.

 

Мини-резюме — очень удобная форма введения нового специалиста в коллектив, использовать ли ее для представления всех сотрудников или только руководящего состава — решать Вам. Удобнее всего подготовить бланк на языке HTML, для того чтобы электронное письмо выглядело солидно и аккуратно. Если это вызывает затруднение, можно рассылать электронные письма, содержащие во вложенном файле документ Word, однако вложения читают реже. В мини-резюме указывают Ф.И.О. сотрудника, контактные данные, подразделение, должность, функциональные обязанности (одна-две строки), навыки и знания, размещают его фотографию.

 

Иванов Иван Иванович, внутренний телефон: 11-11; e-mail: ivanov@ivanov.ru. Работает с 09.01.08 в отделе информационных технологий, занимает должность системного администратора. К нему можно обращаться по вопросам доступа к базам данных на сервере. Навыки: работает системным администратором с 2000 г., закончил МГТУ им. Баумана. Хобби: рафтинг.

 

Цель внутреннего резюме — консолидация информации о знаниях и навыках сотрудников. Это позволяет создавать базу знаний компании. Такие данные можно использовать при создании проектных команд, кадрового резерва, задействовать при развитии новых направлений бизнеса. Можно столкнуться с тем, что специалисты с большим опытом работы обладают достаточно широким набором знаний и навыков, не все эти компетенции могут быть востребованы на занимаемой должности, но в какой-то момент могут срочно понадобиться компании. Таким образом, вместо того чтобы открывать новые позиции, можно воспользоваться внутренними резервами. Чтобы база внутренних резюме реально работала, ее необходимо поддерживать в актуальном состоянии, т. е. обновлять сведения о сотрудниках — изменения должностей, пройденное обучение и т. д.

 

Кроме того, надлежит научить руководителей пользоваться данной базой, что, несомненно, будет являться отдельным проектом, требующим серьезной разработки и внедрения.

 

Формализованный бланк удобен тем, что в нем можно зафиксировать мнение куратора, наметить пути дальнейшего развития карьеры сотрудника, зафиксировать изменение мотивационной схемы после испытательного срока и т. д. С точки зрения кадрового делопроизводства после окончания испытательного срока изменяется схема увольнения сотрудника. Необходимо помнить, что во время испытательного срока сотрудник обязан предупредить в письменной форме компанию о своем увольнении за три дня, и компания имеет право расстаться с сотрудником, уведомив его об этом в письменной форме также за три дня (ст. 71 ТК РФ). После окончания испытательного срока увольнение производится на общих основаниях (ст. 77 ТК РФ).

 

Для того чтобы подчеркнуть значимость нового сотрудника для компании и повысить его мотивацию на успешное продолжение работы, можно провести корпоративное мероприятие с активным привлечением новичков (наградить их памятными дипломами, устроить 15-минутку «вопрос-ответ», пригласить кого-то из топ-менеджеров), которое станет логическим завершением процесса адаптации. Цель данного мероприятия состоит в том, чтобы дать новым сотрудникам возможность почувствовать себя частью большой дружной семьи, еще раз озвучить цели и миссию компании.